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在項(xiàng)目任務(wù)書(shū)中，問(wèn)題/機(jī)會(huì)和目標(biāo)的表述主要是明確:這個(gè)項(xiàng)目要解決的問(wèn)題出在哪里？有哪些錯(cuò)誤或急需改進(jìn)的地方；項(xiàng)目的目標(biāo)是什么？也就是團(tuán)隊(duì)的使命，比如這個(gè)問(wèn)題應(yīng)該做哪些改進(jìn)？達(dá)到什么樣的目的。

1、問(wèn)題陳述標(biāo)準(zhǔn)

問(wèn)題/機(jī)會(huì)的有效陳述必須遵循以下準(zhǔn)則:

①具體:明確說(shuō)明什么是錯(cuò)，什么是錯(cuò)；

②可觀察:描述問(wèn)題/機(jī)會(huì)的可見(jiàn)跡象。問(wèn)題發(fā)生在哪里？

可衡量:這個(gè)問(wèn)題有多大？經(jīng)常發(fā)生？發(fā)生了什么影響？通過(guò)回答“多少？”或者“經(jīng)常？”，用數(shù)量表示問(wèn)題的范圍；

④可控性:如果業(yè)務(wù)(經(jīng)營(yíng))沒(méi)有開(kāi)始好轉(zhuǎn)，可能的影響是什么？問(wèn)題能在6到12個(gè)月內(nèi)解決嗎？如果一個(gè)問(wèn)題太大，應(yīng)該把它分解成幾個(gè)更小更可控的項(xiàng)目。

比如某公司6 SIGMA項(xiàng)目任務(wù)書(shū)中的問(wèn)題/機(jī)會(huì)描述:XL04數(shù)字儀器的meter MC的采購(gòu)流程時(shí)間，統(tǒng)計(jì)顯示，2010年6-12月，比行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)平均多花了5天時(shí)間。這種說(shuō)法是:

①具體:指定一個(gè)特殊的過(guò)程(采購(gòu))和問(wèn)題是什么(日期和時(shí)間)；

②可觀察:相關(guān)數(shù)據(jù)和事實(shí)可從內(nèi)部報(bào)告和采購(gòu)記錄中獲得；

③可測(cè)量:采購(gòu)時(shí)間以天為單位進(jìn)行測(cè)量；

④可控:將問(wèn)題限定在一種類(lèi)型(MC測(cè)速器)采購(gòu)程序。

2.問(wèn)題陳述中的注意事項(xiàng)

在演示過(guò)程中，團(tuán)隊(duì)會(huì)注意到以下問(wèn)題:

①陳述意見(jiàn)時(shí)，不應(yīng)包括缺陷原因。

在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的原因之前，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要經(jīng)歷測(cè)量和分析階段。關(guān)于原因的預(yù)先形成的想法可能是不準(zhǔn)確的、不完整的或錯(cuò)誤的，并且可能誤導(dǎo)團(tuán)隊(duì)。

②不應(yīng)提出改進(jìn)方案。

在不知道根本原因的情況下，主觀規(guī)定解決方案，往往會(huì)失敗。在不了解原因的情況下提出有效的改進(jìn)方案是不可取的。

③陳述問(wèn)題時(shí)，不要認(rèn)定問(wèn)題的過(guò)錯(cuò)和責(zé)任，更不要指責(zé)。

因?yàn)椴恢栏驹颍栽谪?zé)任和過(guò)錯(cuò)的判斷上可能會(huì)有錯(cuò)誤。況且問(wèn)題的改善需要組織各部門(mén)和相關(guān)人員的積極參與，一味的指責(zé)會(huì)影響人們參與項(xiàng)目的積極性。

④不要把幾個(gè)問(wèn)題集中在一個(gè)問(wèn)題的陳述中，要把問(wèn)題區(qū)分開(kāi)來(lái)，這樣項(xiàng)目才能有效進(jìn)行。

3.目標(biāo)陳述

目標(biāo)/任務(wù)聲明是團(tuán)隊(duì)明確努力的方向。陳述項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)，應(yīng)與問(wèn)題機(jī)會(huì)陳述一致。目標(biāo)陳述應(yīng)該包含與問(wèn)題陳述相同的變量和測(cè)量單位。如果變量和計(jì)量單位不一樣，那么目標(biāo)就無(wú)法匹配問(wèn)題，即使進(jìn)行了，也不可能解決問(wèn)題。